Xếp chỗ lớp học dễ dàng, chính xác và in sơ đồ màu đẹp
Áp dụng đúng phiên bản Offline V1.8 – Color Print · Font chuẩn. Hướng dẫn từ lúc chưa có danh sách đến khi xuất sơ đồ PDF, Word, ảnh và bảo vệ dữ liệu. Có sẵn mẫu Excel chuẩn ngay trong file này.
Không chứa học sinh mẫu ở sheet nhập; có ví dụ, hướng dẫn và 100 số thứ tự sẵn.
Đọc tên nút và thao tác trong ứng dụng, không yêu cầu kiến thức kỹ thuật.
Hướng dẫn A4/A3, 3 bảng màu, cỡ chữ, PNG, JPG và Word DOCX.
01. Quy trình nhanh: 8 bước để có sơ đồ đầu tiên
Đánh dấu từng bước khi hoàn thành. Trạng thái được nhớ trên chính trình duyệt bạn đang sử dụng.
02. Phần mềm gồm những khu vực nào?
Giao diện V1.8 có 3 vùng chính: phần học sinh bên trái, sơ đồ chính giữa và cấu hình mở bằng nút ở góc trên bên phải.
Chọn lớp/năm học, tạo + Lớp, bấm Lưu hoặc ⚙️ Cấu hình.
Nhập Excel, thêm/xóa học sinh, tìm họ tên, kiểm tra nhãn đặc điểm và sao lưu JSON.
Chạy xếp ngẫu nhiên/có điều kiện/thông minh, xem số đã xếp, sửa chỗ ngồi, lưu đợt.
Đặt thông tin trường/lớp/năm học; phòng học; ràng buộc; màu/font/khổ in và xuất file.
03. Mở phần mềm và sử dụng offline
XepChoHocSinh_Offline_v1.8_Color_Print_Font_Chuan.html và file sổ tay này. Đặt cùng thư mục để nút “Mở phần mềm” hoạt động.
Chọn Chrome hoặc Microsoft Edge trên Windows. Không cần cài đặt, không cần Internet.
Ô chọn lớp nằm trên thanh đầu trang. Dữ liệu lưu theo cấu hình trình duyệt/máy đang dùng, không tự đồng bộ sang máy khác.
Nhấn 💾 Lưu khi chỉnh sửa; cuối mỗi lần làm việc chọn Sao lưu để tải JSON.
04. Mẫu Excel chuẩn – tạo danh sách nhanh
Dùng mẫu đi kèm sổ tay này. Nó được thiết kế đúng 13 tiêu đề cột mà V1.8 nhận diện; sheet đầu tiên DANH_SACH được dành riêng để nhập danh sách thật.
Sheet DANH_SACH: 100 STT sẵn, tên để trống. Sheet VI_DU_MINH_HOA: 3 học sinh giả để xem cách nhập. Sheet HUONG_DAN: các bước và lưu ý.
Nút màu xanh tải trực tiếp XLSX được tích hợp bên trong HTML, kể cả khi không có Internet.4.1. Quy tắc quan trọng để nhập không lỗi
Không đổi tên hàng tiêu đề ở dòng 1. Giữ tên học sinh trong cột B: HỌ VÀ TÊN.
Mỗi học sinh một hàng, ví dụ hàng 2 cho STT 1. Nếu lớp có 42 em, chỉ điền 42 họ tên; các hàng STT còn lại không bị phần mềm nhập vì cột Họ và tên trống.
Tại cột G–L nhập chữ x nếu đúng, còn lại để trống. Không cần điền “Không” cho mỗi ô.
Ví dụ tên file 10A03_DanhSach_2027-2028.xlsx. Nên dùng Excel hoặc phần mềm bảng tính xuất chuẩn XLSX.
| Cột | Tiêu đề giữ nguyên | Cách điền | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| A | STT | Số thứ tự, đã có sẵn 1–100; có thể sửa | 1 |
| B | HỌ VÀ TÊN | Bắt buộc, họ tên đầy đủ có dấu | Nguyễn Văn A |
| C | Giới tính | Chọn Nam / Nữ từ danh sách | Nam |
| D | Ngày sinh | Khuyến nghị ghi dưới dạng chữ dd/mm/yyyy | 01/01/2011 |
| E | Dân tộc | Có thể bỏ trống | Kinh |
| F | Điểm | Giá trị số nếu có, dùng tham khảo học lực | 8.5 |
| G | Cận thị | Gõ x khi cần ưu tiên gần bảng | x |
| H | Học yếu | Gõ x khi cần hỗ trợ học tập | x |
| I | Hay nói chuyện | Gõ x khi cần chú ý bố trí nề nếp | x |
| J | Cao | Gõ x khi cần ưu tiên hàng sau | x |
| K | Thấp | Gõ x khi cần ưu tiên hàng trước | x |
| L | Ngồi 1 mình | Gõ x khi bắt buộc không có bạn ngồi cùng bàn | x |
| M | Ghi chú | Thông tin nội bộ cần lưu ý | Ưu tiên góc ít chói |
05. Nhập Excel vào phần mềm – từng thao tác
Nút nằm trên đầu vùng HỌC SINH. Chọn tệp .xlsx vừa điền. Ứng dụng cũng chấp nhận CSV nhưng mẫu XLSX được khuyên dùng.
Phần mềm thông báo số học sinh và số em được đánh dấu cận, học yếu, nói chuyện, cao, thấp, ngồi riêng.
Ví dụ 10A03, sau đó nhập năm học như 2027-2028. Đây là hai thông tin trong hộp thoại phần mềm, không phải cột Excel.
Nếu đã có lớp trùng tên lớp + năm học, ứng dụng sẽ hỏi xác nhận cập nhật danh sách; nếu chưa có, sẽ tạo lớp mới.
Đối chiếu tổng sĩ số, số nam/nữ và vài hồ sơ có đánh dấu Cận, Học yếu, Ngồi 1 mình.
06. Đổi năm học 2026–2027 sang 2027–2028
Trường hợp A: Chỉ đổi thông tin năm học cho lớp hiện tại
Ở góc trên bên phải.
Ô nằm ngay cạnh Tên lớp, phía dưới Tên trường.
2027-2028Nhấn ra ngoài ô để cập nhật; chọn 💾 Lưu. Năm học hiển thị trong tên lớp và tiêu đề sơ đồ xuất.
Trường hợp B: Giữ năm cũ và tạo lớp riêng cho năm mới
Chọn Sao lưu để giữ một bản lưu trữ.
Nhập tên lớp và năm học mới 2027-2028.
Chọn đúng tên và năm học khi được hỏi. Dùng ô chọn lớp trên thanh trên cùng để chuyển giữa các lớp.
07. Xem, thêm và sửa hồ sơ học sinh
Trong vùng HỌC SINH, dùng ô Tìm học sinh... để lọc nhanh; nhấn vào một học sinh để mở Hồ sơ. Có thể chỉnh tên, số thứ tự, giới tính, ngày sinh, điểm, vai trò, đặc điểm cận/thấp/cao/học yếu/nói chuyện/ngồi một mình, ghi chú và các quan hệ.
Bấm + Thêm HS, điền họ tên thật và các thông tin, rồi lưu hồ sơ.
Mở hồ sơ em cần xóa, chọn nút xóa. Kiểm tra cẩn thận họ tên trước khi xác nhận.
7.1. Quan hệ ngồi cạnh và ngồi gần
Tránh cùng bàn: chỉ định học sinh không được ngồi chung hai ghế của một bàn. Tránh ngồi gần: chỉ định học sinh cần tách vị trí; trong chế độ có điều kiện/thông minh có thể bật lựa chọn bắt buộc riêng.
7.2. Học sinh ngồi một mình
Đánh dấu Ngồi 1 mình, và nếu cần, chọn tập ghế được phép. Khi xếp, hai ghế cùng một bàn không được đồng thời chứa hai học sinh nếu có một em được thiết lập ngồi riêng.
08. Thiết lập phòng học, tổ, bàn và vị trí bảng
Điền Tên trường, Tên lớp, Năm học, Ngày bắt đầu áp dụng sơ đồ.
Giới hạn hiện tại: 1–8 tổ và 1–12 bàn mỗi tổ, mỗi bàn gồm 2 ghế. Ví dụ 4 tổ × 6 bàn × 2 = 48 ghế tối đa.
Chọn Tổ 1 ở bên trái hoặc bên phải theo góc nhìn giáo viên; chọn điểm bắt đầu số 1, chiều đánh số và bật/tắt hiển thị số ghế.
Dùng danh sách vị trí hoặc nút 🧭 Kéo-thả để bố trí phòng để thiết kế phòng trực quan.
Nhấn vào số bàn/ghế trống hoặc dùng 🪑 Quản lý bàn/ghế để đánh dấu ghế hoạt động.
09. Phân biệt “Ưu tiên” và “Bắt buộc”
Cận thị ở gần bảng, thấp ngồi trước, cao ngồi sau, hỗ trợ học yếu, cân bằng giới tính/học lực, giảm nói chuyện và tránh bạn cùng bàn cũ.
Phải xếp đủ học sinh; không phá ghế khóa; ngồi riêng; không cùng bàn với người bị cấm; ghế random áp dụng khi chọn xếp ngẫu nhiên.
9.1. Hai công tắc bắt buộc có thể bật thêm
- Bắt buộc không xếp gần các cặp đã khai báo “Tránh ngồi gần” khi xếp có điều kiện/thông minh.
- Bắt buộc cận thị ở ba hàng sát bảng khi xếp có điều kiện/thông minh.
9.2. Hướng tối ưu
| Chọn trong “Hướng tối ưu” | Phù hợp khi |
|---|---|
| Cân bằng các tiêu chí | Muốn sơ đồ tổng thể hợp lý, không ưu ái một nhóm |
| Hỗ trợ sức khỏe, thể chất và HS yếu | Lớp có nhiều em cần quan tâm vị trí ngồi |
| Cân bằng học lực, hỗ trợ học tập | Muốn các tổ phân bố học lực tương đối đều |
| Nề nếp và tránh bạn cùng bàn cũ | Muốn đổi bạn ngồi, hạn chế mất trật tự |
10. Xếp ngẫu nhiên và gán ghế bắt buộc
10.1. Xếp ngẫu nhiên
Nhấn 🎲 Xếp ngẫu nhiên để tạo sơ đồ có yếu tố ngẫu nhiên nhưng vẫn phải thỏa các điều kiện bắt buộc của chế độ này. Có thể thử lại để có sơ đồ khác.
10.2. Gán ghế random cho một số em
Trong danh sách, tích chọn học sinh cần vị trí cố định khi xếp ngẫu nhiên.
Mỗi em chọn một ghế đang hoạt động; không gán một ghế cho hai học sinh.
Quay lại và chọn Xếp ngẫu nhiên. Hệ thống sẽ kiểm tra xung đột ghế và khóa trước khi xếp.
11. Xếp có điều kiện và xếp thông minh
| Chế độ | Nên dùng khi nào? | Điểm cần nhớ |
|---|---|---|
| 🎲 Ngẫu nhiên | Muốn đổi chỗ thường kỳ, ít thiên lệch | Có thể gán ghế random; phải đạt ràng buộc bắt buộc |
| ⚙️ Có điều kiện | Muốn tôn trọng các ưu tiên đã bật | Tìm phương án phù hợp tiêu chí và kiểm tra ràng buộc |
| ✨ Thông minh | Muốn đánh giá và lựa chọn phương án tốt | Tối ưu điểm, có thể xem tối đa 3 phương án |
Kiểm tra số học sinh, cận thị, học yếu, ràng buộc ngồi riêng, cặp tránh nhau và ghế khóa.
Vào Cấu hình → Smart Seating Engine V1.8 → Hướng tối ưu.
Đọc thông báo về sức chứa, ghế bắt buộc và các mâu thuẫn có thể phát hiện trước.
Đợi phần mềm tìm phương án; nếu có nhiều lựa chọn, mở cửa sổ phương án tốt nhất.
Quan sát vị trí các em cần ưu tiên; điều chỉnh thủ công nếu thấy cần thiết, sau đó lưu đợt và xuất.
12. Kiểm tra ràng buộc trước khi xếp
Nút 🔎 Kiểm tra ràng buộc giúp xem báo cáo cho từng chế độ. Kiểm tra sơ bộ xác nhận điều kiện trực tiếp như số ghế, ghế khóa, ghế random, số học sinh ngồi riêng. Một số trường hợp phức tạp chỉ được xác định sau khi thuật toán thử xếp.
Ví dụ một tình huống khó
Nếu có 7 học sinh phải ngồi một mình, thông thường cần ít nhất 49 vị trí (42 người + 7 ghế bên cạnh phải để trống), nên 48 ghế không đủ ngay cả khi mọi ghế đều bật.
Hướng xử lý theo thứ tự
- Kiểm tra có ghế đang bị tắt hoặc khóa sai không.
- Kiểm tra số tổ và bàn/tổ; tăng sức chứa nếu phòng học cho phép.
- Đối chiếu các cặp “Không ngồi cùng bàn”, “Tránh ngồi gần” bị xung đột.
- Với trường hợp cận thị ba hàng gần bảng, kiểm tra còn đủ ghế hợp lệ.
- Thử lại việc xếp sau khi điều chỉnh, không xóa vội dữ liệu học sinh.
13. Điều chỉnh sơ đồ thủ công, khóa ghế và hoàn tác
| Thao tác | Cách làm |
|---|---|
| Đổi chỗ | Kéo học sinh sang ghế khác trên PC; giao diện có kiểm tra ràng buộc phù hợp |
| Chọn học sinh cho ghế | Nhấn vào ghế trống để chọn học sinh trong danh sách |
| Khóa / mở khóa | Nhấp đúp vào ghế theo hướng dẫn ngay trong phần mềm; ghế khóa được đánh dấu khác màu |
| Hoàn tác | Nhấn ↩ Hoàn tác để trở về một trạng thái trước đó trong phiên |
| Xóa ghế chưa khóa | Giữ các ghế đã khóa và xóa vị trí không khóa để xếp lại |
14. Phương án tốt nhất và lịch sử xếp
Chọn 🏆 Phương án tốt nhất để xem các phương án tìm được. Mỗi phương án có điểm và các chỉ số chẩn đoán liên quan điều kiện học sinh. Chọn Áp dụng nếu muốn thay sơ đồ hiện tại.
Lưu đợt xếp: sau khi đã kiểm tra sơ đồ đầy đủ, nhấn 🕘 Lưu đợt xếp. Ứng dụng lưu lịch sử các cặp từng ngồi cùng bàn để tiêu chí Tránh bạn cùng bàn cũ có căn cứ ở những lần xếp tiếp theo.
15. Tùy chỉnh màu sắc và font in chuẩn
Vào ⚙️ Cấu hình → Xuất sơ đồ màu. Đây là nhóm chức năng mới nhất của bản Color Print – Font chuẩn.
| Tùy chọn | Các giá trị đang có | Đề xuất cho GVCN |
|---|---|---|
| Khổ in ngang | A4 hoặc A3 | A4 cho phòng vừa; A3 nếu tên hoặc nhiều tổ |
| Phong cách màu | Nổi bật / Thanh lịch / Tiết kiệm mực | Thanh lịch khi in bảng lớp, Nổi bật để phân biệt tổ rõ |
| Kiểu chữ | Segoe UI / Arial / Times New Roman | Segoe UI hoặc Arial cho tên nhiều dấu |
| Cỡ chữ học sinh | Cân đối tự động / Ưu tiên tên lớn / Gọn | Cân đối tự động; tên lớn nếu in A3 |
| Độ nét PNG/JPG | 1× / 2× / 3× | 2× để in, 3× khi cần ảnh rất nét |
Hướng dẫn chỉnh khi font chưa đẹp
- Chọn Segoe UI, Cân đối · tự động, Thanh lịch.
- Nhấn 👁 Xem trước sơ đồ màu và quan sát họ tên dài, dấu tiếng Việt, vị trí số ghế.
- Nếu các tổ quá chật, chuyển khổ từ A4 sang A3 hoặc chọn cỡ Gọn.
- Nếu Segoe UI không sẵn trên máy, thử Arial.
- Chỉ khi cần phong cách văn bản truyền thống mới chọn Times New Roman.
16. In sơ đồ màu đẹp hoặc lưu PDF
Đảm bảo cột Đã xếp bằng số Học sinh. Kiểm tra trường, lớp, năm học và ngày áp dụng.
Chọn A4/A3 ngang, kiểu màu và kiểu chữ.
Xem đầu bảng, thứ tự tổ, tên học sinh, khu vực ghế.
Hộp thoại in của Chrome/Edge sẽ mở ra. Chọn máy in hoặc Save as PDF / Lưu thành PDF.
Chọn Color / Màu thay vì Grayscale; kích thước giấy tương ứng A4 hoặc A3. Kiểm tra bản xem trước của hộp thoại máy in trước khi in.
17. Xuất PNG/JPG, Word DOCX và Excel XLSX
| Định dạng | Cách xuất | Sử dụng thích hợp |
|---|---|---|
| PNG màu | Cấu hình → PNG màu | Chèn PowerPoint, bảng tin số, gửi Zalo, in ảnh nét |
| JPG màu | Cấu hình → JPG màu | Gửi nhanh khi ưu tiên tương thích thiết bị |
| Word DOCX | Cấu hình → Word DOCX | Sơ đồ dạng ảnh kèm bảng danh sách chỗ ngồi có thể chỉnh sửa trên trang sau |
| Excel XLSX | HỌC SINH → Xuất XLSX | Xuất danh sách và các đặc điểm học sinh theo 13 cột |
| Mẫu Excel XLSX | HỌC SINH → Mẫu Excel hoặc nút tải ở sổ tay | Chuẩn bị danh sách để nhập nhanh lần đầu |
18. Sao lưu JSON và phục hồi dữ liệu an toàn
18.1. Sao lưu
Nút nằm ở cuối khu vực HỌC SINH.
Ví dụ SaoLuu_XepCho_2027-2028_10A03.json hoặc thư mục hồ sơ năm học của trường.
Sao lưu trước khi nhập Excel cập nhật, phục hồi máy, đổi phiên bản, xóa danh sách, đổi năm học.
18.2. Phục hồi
Trong máy cần nhập dữ liệu, mở phần mềm và nhấn Phục hồi, chọn file .json. Phần mềm kiểm tra cấu trúc cơ bản, xin xác nhận và tạo bản sao dữ liệu hiện tại trước khi ghi đè.
19. Năm tình huống thường gặp trong thực tế
Lấy danh sách từ văn phòng → điền Excel mẫu → nhập lớp 10A03 năm 2027–2028 → thiết lập 4 tổ × 6 bàn → xếp thông minh → in A3.
Mở lớp cũ → sao lưu JSON → chọn hướng tối ưu Nề nếp → xếp thông minh → lưu đợt để hạn chế ngồi lại với bạn cũ.
Đánh dấu trong hồ sơ hoặc cột G Excel → bật ưu tiên gần bảng; nếu thật sự cần mới bật điều kiện bắt buộc trong ba hàng gần bảng.
Vào hồ sơ → khai báo tránh cùng bàn/tránh ngồi gần → bấm kiểm tra xung đột → chạy xếp có điều kiện hoặc thông minh.
Chọn màu Thanh lịch, Segoe UI, khổ A3 ngang → xem trước → PDF/In màu → kiểm tra số ghế và họ tên trước khi ép plastic.
20. Những lỗi thường gặp – cách xử lý nhanh
Nhập Excel xong báo “Không tự nhận diện được dòng tiêu đề”
Nhập Excel nhưng có học sinh không xuất hiện
Chọn xếp chỗ nhưng phần mềm báo chưa đủ ghế
Không tìm được phương án thỏa ràng buộc
Muốn đổi 2026–2027 sang 2027–2028 nhưng vẫn giữ năm cũ
PDF và ảnh bị nhỏ chữ, tên dài khó đọc
Bản in ra màu nhạt hoặc trắng đen
Tải Word nhưng không sửa được tên học sinh ngay trên hình
Đổi máy hoặc thư mục rồi không thấy danh sách đã lưu
Nút “Mở phần mềm V1.8” trong sổ tay không mở được
XepChoHocSinh_Offline_v1.8_Color_Print_Font_Chuan.html và đặt cùng thư mục với sổ tay này, hoặc mở file phần mềm bằng cách nhấp đúp trực tiếp.21. Phiếu kiểm tra trước khi áp dụng sơ đồ
| Kiểm tra | Yêu cầu để chốt |
|---|---|
| Dữ liệu học sinh | Họ tên, sĩ số đúng; không có học sinh giả từ sheet ví dụ |
| Thông tin lớp | Tên trường, lớp, năm học, ngày áp dụng chính xác |
| Bố cục phòng | Thứ tự tổ, số bàn, cửa, bảng và hướng nhìn đúng thực tế |
| Ràng buộc | Đủ ghế, điều kiện bắt buộc không xung đột |
| Sơ đồ | Số “Đã xếp” bằng số “Học sinh”, không thiếu/trùng |
| Tên và font in | Đọc rõ tên dài, dấu tiếng Việt, số ghế khi xem trước |
| Khổ giấy và màu | A4/A3 ngang và chế độ in màu đúng với máy in |
| Bảo toàn dữ liệu | Đã bấm Lưu, lưu đợt (nếu cần) và tải JSON sao lưu |
Biên soạn theo chức năng thực tế của bản HTML hiện hành. Tài liệu sử dụng độc lập, không yêu cầu mạng.